La mai bine de o luna jumatate de la declararea starii de urgenta, prin Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 62/2020 (“OUG 62/2020”) au fost adoptate o serie de masuri care sa inlesneasca procesul decizional in cadrul societatilor comerciale reglementate de legea nr. 31/1990 a societatilor comerciale (“Legea Societatilor”) in contextul masurilor de distantare sociala impuse de pandemia Covid-19.
Adoptarea de catre Guvernul Romaniei a unor prevederi care sa solutioneze blocajul generat la nivelul organelor de conducere al societatilor comerciale au fost indelung asteptate avand in vedere ca in aceasta perioada a existat o efervescenta de decizii la nivel societar in incercarea de adaptare si repliere la realitatea economica.
Mentionam ca OUG 62/2020 nu ingradeste dreptul organelor de conducere ale societatilor de a se intruni prin prezenta fizica la sediul societatii sau, daca actul constitutiv ofera posibilitatea, in alt loc stabilit prin convocator. Insusi actul normativ precizeaza ca in acele situatii in care tinerea adunarilor generale ale actionarilor/asociatilor nu poate avea loc prin mijloace de comunicare la distanta si se va decide intrunirea prin prezenta fizica, vor trebui respectate masurile impuse de autoritati pentru prevenirea infectarii cu coronavirusul SARS-CoV-2. Doar in situatia exceptionala, in care adunarea generala a actionarilor/asociatilor nu va putea fi tinuta nici prin mijloace de comunicare la distanta si nici la sediul societatii cu respectarea masurilor de prevenire a infectarii cu Covid-19, adunarea generala va putea fi revocata.
Prezentam in cele ce urmeaza masurile adoptate si impactul pe care acestea le pot avea in desfasurarea activitatii societatilor comerciale.
1. Perioada de aplicare a masurilor adoptate prin OG 62/2020
Noile modalitati de tinere a adunarilor generale prin corespondenta sau prin mijloace electronice sunt aplicabile pentru:
- adunarile generale ale actionarilor/asociatilor convocate anterior intrarii in vigoare a OUG 26/2020, dar pentru care tinerea sedintei a fost stabilita pentru o data ulterioara instituirii starii de urgenta. Este de mentionat ca in cazul in care convocarea a fost deja efectuata, organul statutar competent are posibilitatea de a informa actionarii/asociatii, cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, cu privire la noul modul de desfasurare a adunarii si la modalitatile de exercitare a dreptului de vot, respectiv prin corespondenta sau mijloace electronice;
- adunarile generale convocate pe durata starii de urgenta, dar care sunt intrunite ulterior incetarii acestei stari;
- dunarile generale convocate si intrunite in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta.
In situatia in care inainte de intrarea in vigoare a OUG 26/2020 au fost tinute adunari generale care au facut uz, cu acordul tuturor actionarilor/asociatilor, de mijloacele de comunicare prevazute de acest act normativ, hotararile adoptate in cadrul acestor adunari nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalitatilor de desfasurare si exercitare a dreptului de vot.
2. Modalitatea de convocare
Pe durata starii de urgenta dar si timp de 2 luni de la data incetarii starii de urgenta, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor pot fi convocate, fie in modurile clasice deja prevazute de Legea Societatilor dar si prin orice mijloace de comunicare la distanta, care asigura transmiterea textului, cu conditia ca fiecare actionar/asociat sa comunice/sa fi comunicat in scris administratorilor/consiliului de administratie/directoratului adresa postala sau, dupa caz, cea de posta electronica, numarul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondenta cu societatea. Pot fi folosite in acest scop si adresele actionarilor/asociatilor inscrise in registrul actionarilor/asociatilor.
Convocarea trebuie sa fie publicata si pe pagina de internet a societatii (in cazul in care o asemenea pagina exista) si va fi trimisa prin posta electronica in cazul in care se cunosc adresele de e-mail ale actionarilor/asociatiilor.
Alegerea modalitatii de convocare este exclusiv atributul organului statutar caruia actul constitutv i-a acordat competenta de convocare a adunarii generale, in acest sens emitandu-se o decizie ce va fi mai apoi mentionata in procesul verbal al adunarii generale.
3. Continutul convocatorului
Avand in vedere noile posibilitati de tinere a adunarilor generale la distanta, prin intermediul mijloacelor electronice, OUG 62/2020 introduce noi cerinte in ceee ce priveste continutul convocatorului.
Astfel, pe langa informatiile reglementate de Legea Societatilor (i.e. locul si data tinerii adunarii, ordinea de zi), convocatorul va trebui sa contina:
- formele de participare,
- modul de desfăşurare a adunării generale
- modul de acces al acţionarilor/asociaţilor la adunarea generala,
- locul unde se transmit procurile, şi
- modalităţile de exercitare a dreptului de vot.
Consideram ca toate aceste mentiuni ce trebuie cuprinse in convocator au fost introduse de legiuitor pentru a asigura actionarilor/asociatilor o intelegere corecta a noului format de tinere a adunarilor generale.
4. Documentele anexate convocatorului
Spre deosebire de reglementarea din Legea Societatilor, OUG 62/2020 impune, in scopul asigurarii unei informari corecte, complete si eficiente, noi conditii referitoare la continutul convocarii.
Astfel, pe langa documentele prevazute le Legea Societatilor (i.e. situatii financiare anuale, raportul anual al consiliului de administratie, raportul directoratului si cel al consiliului de supraveghere, propunerea cu privire la distribuirea de dividende si situatia privind dividendele distribuite partial în cursul anului fiscal) vor fi transmise actionarilor/asociatiilor si celelalte informatii sau documente privind punctele inscrise pe ordinea de zi a adunarii generale.
5. Cerinte pentru tinerea adunarii generale prin corespondenta
In situatia in care adunarea generala se tine exclusiv prin corespondenta, prezenta fizica a asociatilor/actionarilor nu este necesara iar membrii organelor de conducere nu au obligatia de a participa la adunarea generala.
Comunicarea voturilor va fi efectuata in modalitatea indicata in convocator, respectiv prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa.
Procesul verbal al adunarii generale va fi intocmit si semnat de catre presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare si numai in masura in care este posibil de un secretar tehnic numit dintre angajatii societatii. Tot acesta/acestia vor semna hotararea adunarii generale cu semnătură olografa sau cu semnatura electronica extinsa.
6. Cerinte pentru tinerea adunarii generale prin mijloace electronice
In cazul in care organul statutar competent hotaraste tinerea adunarii generale prin mijloace electronice vor trebui luate masuri care sa asigure comunicarea dar si:
- compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un numar cat mai mare de sisteme de operare si conectarea cu reţele publice fixe sau mobile de comunicaţii electronice;
- identificarea participanţilor şi participarea efectivă a acestora la sedinta;
- transmisiunea continua si in timp real a adunarii generale, inregistrarea şs arhivarea acesteia;
- comunicarea bidirectionala in timp real, astfel incat actionarii/asociatii sa se poata adresa de la distanta adunarii generale;
- exprimarea votului in cursul adunarii generale si inregistrarea acestuia;
- verificarea ulterioara a modului in care s-a votat in adunare.
Procesul verbal al adunarii generale va fi intocmit si semnat de catre presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare si numai in masura in care este posibil de un secretar tehnic numit dintre angajatii societatii. Tot acesta/acestia vor semna hotararea adunarii generale cu semnatura olografa sau cu semnatura electronica extinsa.
7. Alte prevederi ale OUG 62/2020
- Prelungirea termenului de intrunire anuala a adunarii generale pana la data de 31.07.2020, putandu-se astfel depasi termenul de 5 luni de la incheierea exercitiului financiar stability de Legea Societatilor.
- Pe durata starii de urgenta, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului se poate face si prin intermediul mijloacelor de comunicare directa la distanta, indiferent de obiectul deciziei.
